Procédure d'identification des candidatures aux postes d'administrateurs
(Adoptée par le conseil d'administration de l'AQÉI. le 12 octobre 2001 et révisée le 9 juin 2004)
Préambule
Objet
Démarche dans le cas des fins de mandat
Démarche dans le cas de postes laissés
vacants en cours de mandat
Annexe 1: appel de candidatures
Annexe 2: Avis d'un poste vacant, appel de candidatures
Le mandat du comité de nomination est de proposer des candidats aux postes d'administrateurs de la corporation. Le comité fondera ses recommandations sur les critères qui pourront de temps à autre être édictés par le conseil d'administration au nom de la Corporation (cf. a.24 des règlements généraux). Le comité voit son rôle dans la recherche des meilleurs candidats ; il achemine les choix au conseil d'administration. Celui-ci nomme un remplaçant en cas de poste vacant en cours de mandat d'un administrateur et demande au comité de nomination de porter les candidatures devant l'assemblée générale dans le cas de fin de mandat.
Il est important et de tradition pour l'AQÉI de chercher à diversifier l'origine des membres du conseil d'administration de façon à ce que ce dernier soit représentatif de la diversité des intérêts des membres et du champ de l'évaluation d'impacts.
L'adoption de critères et d'une procédure claire d'identification des candidats permettra au conseil d'administration et aux membres de l'AQÉI de faciliter la recherche de ces objectifs.
La procédure administrative doit être transparente et équitable, permettant ainsi à tous les membres qui désirent être actifs de poser leur candidature.
L'objet de cette procédure est de rendre la recherche et l'élection des candidats aux postes d'administrateurs de l'AQÉI claires, équitables et transparentes. Le comité de nomination propose deux démarches : l'une concerne la nomination en fin de mandat, l'autre dans le cas de poste vacant.
DANS LE CAS DES FINS DE MANDAT, LA DÉMARCHE EST LA SUIVANTE:
1. Lors de l'assemblée du conseil d'administration précédant
la période estivale ou au plus tard le 15 septembre, les postes
qui seront vacants sont identifiés.
2. Le conseil d'administration adopte une résolution sur le
nombre de postes d'administrateurs à combler pour former le prochain
conseil d'administration (cf. a. 21, mod. Nov. 2000 : min. 9, max. 11).
3. Le conseil d'administration identifie par résolution les critères
de sélection des candidats recherchés et ce afin d'aider
le comité de nomination à fonder ses recommandations (cf.
a. 24, par.1).
4. Un appel de mise en candidature précisant les postes et les
critères afférents est alors expédié à
tous les membres de l'AQÉI dans les meilleurs délais. L'avis
, selon l'annexe 1 sera également affiché sur le site Internet
de l'AQÉI et une relance sera faite au besoin et au moment jugé
le plus opportun.
5. Les membres du conseil d'administration, comme tous les autres membres,
pourront acheminer individuellement par courriel, par FAX ou par courrier,
leurs suggestions ou leur candidature au comité de nomination dans
les 15 jours suivants la parution de l'avis sur le site de l'AQÉI.
6. Le comité de nomination sollicitera les candidatures potentielles,
vérifiera au besoin l'intérêt et la disponibilité
des candidats, et verra à obtenir un c.v. abrégé
de chacun.
7. Le comité de nomination informera le conseil d'administration
des résultats de la démarche.
8. Dans le cas d'un poste demeuré vacant, le conseil d'administration
confirmera par résolution le maintien des critères préalablement
établis ou en fixera de nouveaux. Un nouvel avis sera aussitôt
expédié à tous les membres de façon à
obtenir des candidatures avant la tenue de l'assemblée générale.
9. Si un poste ne peut être comblé avant l'assemblée
générale, le nouveau conseil d'administration verra, lors
de sa première réunion, à initier une nouvelle procédure
conforme aux règles de poste vacant.
10. À la demande du conseil d'administration, le comité
de nomination portera les candidatures à l'assemblée générale
aux fins d'élection.
11. Les membres seront choisis parmi les candidats potentiels par vote
en assemblée selon les règles d'usage.
DANS LE CAS DE POSTES LAISSÉS VACANTS EN COURS DE MANDAT, LA
DÉMARCHE EST LA SUIVANTE:
1. À l'assemblée du conseil d'administration suivant la vacance, le conseil d'administration sera informé du poste d'administrateur vacant.
2. Le conseil d'administration identifie par résolution les critères
de sélection des candidats recherchés et ce afin d'aider
le comité de nomination à fonder ses recommandations (cf.
a. 24, par.1).
3. Un appel de mise en candidature précisant les postes et les
critères afférents est alors expédié à
tous les membres de l'AQÉI dans les meilleurs délais. L'avis,
selon l'annexe 2, sera également affiché sur le site Internet
de l'AQÉI et une relance sera faite au besoin et au moment jugé
le plus opportun. Les membres du conseil d'administration ainsi que tout
autre membre de l'AQÉI, pourront acheminer individuellement par
courriel, par FAX ou par courrier leurs suggestions de candidats ou leur
propre candidature au comité de nomination dans les 15 jours suivants
la parution de l'avis.
4. Le comité de nomination sollicitera les candidatures potentielles,
vérifiera au besoin l'intérêt et la disponibilité
des candidats, et verra à obtenir un c.v. abrégé
de chacun.
5. Le comité de nomination portera au conseil d'administration
la ou les candidatures potentielles pour délibération.
6. Le candidat retenu sera confirmé comme administrateur par résolution
du conseil d'administration. Son mandat s'étalera dès la
prise de décision du conseil d'administration jusqu'à la
tenue de la prochaine assemblée générale annuelle
des membres de l'AQÉI, au mois de novembre. Il sera avisé
de la décision du conseil d'administration par le président
de l'AQÉI.
APPEL DE CANDIDATURES
Comme membre du conseil d'administration de l'AQÉI
Date limite : _______
Au cours de l'assemblée générale du ___________, nous aurons à élire le nouveau conseil d'administration de notre association. Le prochain conseil d'administration sera composé de ___ membres, dont ____ postes doivent être comblés. Afin d'assurer une représentativité d'un nombre maximum de milieux au sein du conseil d'administration, nous cherchons par la présente à solliciter des candidatures pour :
Poste 1 :
Préciser ici les critères adoptés par résolution
du conseil d'administration en insérant la partie pertinente de
la résolution.
Poste 2 : ......
Tout membre en règle peut postuler lui-même sa candidature ou suggérer un autre membre.
Les mandats sont de deux années et sont renouvelables.
Tout membre intéressé par l'un ou l'autre de ces postes d'administrateur vacants, ou en connaissant un qui pourrait l'être, est prié de faire parvenir l'information suivante par courriel (mondorf@aqei.qc.ca), par FAX ou par courrier à l'attention du comité de nomination :
leur nom
et coordonnées;
le nom et les coordonnées du candidat proposé, si différent
;
les fonctions et le nom de l'organisation pour laquelle travaille le candidat
;
l'identification du poste d'administrateur convoité ;
un court curriculum vitae (250 mots).
Le comité de nomination verra à contacter les candidats potentiels, ainsi qu'à vérifier leur intérêt et disponibilité. Les mises en candidature seront amenées en assemblée générale pour délibérations.
Nous vous remercions tous et toutes pour votre collaboration.
AVIS D'UN
POSTE VACANT au sein du conseil d'administration de l'AQÉI
APPEL
DE CANDIDATURES
Date limite : _______
Un poste est actuellement vacant au sein du conseil d'administration et il doit être comblé dans les plus brefs délais. Afin d'assurer une représentativité d'un nombre maximum de milieux au sein du conseil, nous cherchons par la présente à solliciter des candidatures satisfaisant aux critères suivants :
Préciser ici les critères adoptés par résolution du conseil d'administration en insérant la partie pertinente de la résolution.
Tout membre en règle peut poser sa propre candidature ou suggérer un autre membre.
Tout membre intéressé à joindre les rangs du conseil d'administration, ou connaissant quelqu'un qui pourrait l'être, est prié de faire parvenir l'information suivante par courriel mondorf@aqei.qc.ca à l'attention du comité de nomination :
leur nom
et coordonnées;
le nom et les coordonnées du candidat proposé, si différent
;
les fonctions et le nom de l'organisation pour laquelle travaille le candidat
;
un court curriculum vitae (250 mots).
Le comité de nomination verra à contacter les candidats potentiels, ainsi qu'à vérifier leur intérêt et disponibilité. La recommandation du comité de nomination sera acheminée au conseil d'administration pour délibérations. Les candidats seront avisés de la décision par le président.
